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無論是美國還是英國，許多企業(yè)仍在使用過時的人工管理差旅費用流程，這對于公司業(yè)務(wù)都會產(chǎn)生負面影響。由于這些過時的流程，企業(yè)需要面對和正確處理有關(guān)生產(chǎn)效率和法規(guī)遵從的問題，同時還需要確保一個可見的和準確的員工費用報告。

隨著旅行和出差費用成為目前企業(yè)支出的最大部分之一，約占一個企業(yè)年度預(yù)算的10%。于是，那些能夠幫助企業(yè)合理減少支出的工具和方法，便有著巨大的投資回報潛力。

對于那些定期審查并探索如何更好的削減成本的公司來說，差旅費用的有效控制將會促進成本的大大節(jié)約。然而現(xiàn)在許多公司仍然在聘請雇員，用過時的流程、效率低下的解決方案來做差旅費用的管理。

KDS(全球知名差旅預(yù)訂與費用管理解決方案供應(yīng)商，服務(wù)于全球多家跨國企業(yè)，總部位于法國)為了更好地了解公司關(guān)于差旅費用計劃的態(tài)度和具體實施方案進行了調(diào)查，同時對在美國和英國的企業(yè)預(yù)訂、管理工作、相關(guān)的差旅情況進行了深入了解。目前中國的差旅支出在2015年已經(jīng)超過美國，達到2910億美元，成為全球第一大差旅市場。中國企業(yè)正面臨成本控制、效率提升、管理規(guī)范化等要求逐漸增強的趨勢，商旅管理逐步被接受、普及率快速提升。

執(zhí)惠根據(jù)報告內(nèi)容對其中的主要內(nèi)容進行了精心編輯整理，希望為國內(nèi)的差旅行業(yè)帶來一定的借鑒。

研究方法

2016年3月KDS進行了這項調(diào)查，該調(diào)查共收集了1216份的有效反饋。旨在了解商務(wù)旅客在旅行預(yù)訂和管理時的感受，另外也包括他們在提交旅游費用報告時的態(tài)度和行為。這項基于互聯(lián)網(wǎng)的調(diào)查主要是針對在美國和英國18到65歲之間的商務(wù)人士。

主要研究成果（正文）

差旅費用報告的提交在絕大多數(shù)公司仍然處在人工處理的階段，盡管有45%的受訪者表示他們使用自動化的費用管理工具來提交費用報告（如圖1），但仍然有高達41％的受訪者使用電子表格的方式來提交他們的費用報告。

而在使用電子表格的這些受訪者中，有47％的人說填寫這些表格需要花費他們30分鐘到1個小時的時間，另外有18％的受訪者表示這可能會占用他們兩個小時，甚至更長的時間；80％的受訪者證實，他們完成并提交這些差旅費用表格是在8小時正常工作時間內(nèi)。

由此可見，使用電子表格對于工作效率的影響顯而易見。將時間花在這些報告上，會占用員工完成既定工作任務(wù)的時間；而這些生產(chǎn)力的損失積少成多，最終浪費的是雇主的時間和金錢。

旅途中消費收據(jù)的收集和管理

在差旅途中，許多商務(wù)旅客的任務(wù)之一就是要保存好他們的費用收據(jù)（如圖3所示），73％的受訪者是將所有收據(jù)放在同一個地方，比如錢包里，但這樣存在丟失的機率，而不安全或者錯誤的保存方式會導致最后費用報銷環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種問題。只有11％的受訪者表示，他們會選擇使用在線工具來掃描和記錄他們的差旅收據(jù)。

而在受訪者中，74％的受訪者遞交差旅費用報告是按月或按季度進行的（如圖4），這就需要員工在提交報告前很好的保存收據(jù)。另外，對于那些經(jīng)常需要自己先墊付費用的員工來說，月度和季度的報銷頻率，可能會導致他們需要很長時間才能拿到報銷費用。

費用報告的真實性

當談到費用報告的真實性時，67%員工們普遍相信誠實是最好的原則，會堅持如實報告。不過，雖然絕大多數(shù)的受訪者表示，會真實記錄他們的實際里程（如圖5），但也有近22％的受訪者承認會適當?shù)亩鄨蟾嬉恍├锍蹋?到10英里）。 雖然這些是看似微不足道的里程數(shù)，但對于擁有許多員工的大型公司來說，差旅成本也會因此而迅速增加。

旅游預(yù)訂的重要發(fā)現(xiàn)

旅游預(yù)訂的過程可能導致員工生產(chǎn)力的下降，因為商務(wù)旅行的預(yù)訂是一個復(fù)雜而耗時的過程，你需要研究航班，找到最好的酒店價格和其他相關(guān)的旅行選擇（如圖6），44％的受訪者需要花費60分鐘甚至更長的工作時間來研究和預(yù)訂即將到來的商務(wù)旅行。調(diào)查中，有57%的美國受訪者的年收入在50000到99000美元之間；54%的英國受訪者收入在30000到55000英鎊之間；可見，浪費生產(chǎn)力的成本非常高。

預(yù)訂規(guī)范和偏好

談到旅游預(yù)訂，58%的受訪者表示，他們公司的差旅政策是直接并經(jīng)過明確溝通的；28%的受訪者使用符合公司旅游預(yù)訂政策的工具（如圖9）；多數(shù)的調(diào)查受訪者表示，有信心確保他們的預(yù)訂是符合公司的差旅政策的。

然而，盡管74%的受訪者希望所有的預(yù)訂（航空，交通，酒店等）能夠在同一個平臺上完成（如圖10），但仍有38％的人需要直接與旅游供應(yīng)商溝通，來完成他們在旅行中所涉及到的每個元素預(yù)訂，有34%的人通過差旅管理工具來預(yù)訂（如圖11）。

當被問及他們對于直接預(yù)訂的偏好時，49％的受訪者指出，是否便利是一個核心因素，另外有32％的人表示，給予更廣泛的出行選擇非常重要，有14%的人認為直接預(yù)訂更便宜（如圖12）。

但這些可能還有待加強，因為公司仍然在使用過時的旅游預(yù)訂系統(tǒng)，這可能會導致糟糕的用戶體驗，有限的航班、地面和酒店類型選擇。企業(yè)所提供的在線預(yù)訂工具能夠為旅客提供自動化進程，使之更有效、更容易的進行旅行計劃的管理。但是為了推動合規(guī)性，企業(yè)還需要確保他們所提供的平臺至少能夠提供同樣方便、好的用戶體驗。

商務(wù)旅行者的態(tài)度和行為是具有相似性和普遍性的

從這次來自英國和美國的受訪者調(diào)查中可以看出，盡管他們有著不同的地理定位，但是他們的回應(yīng)在很大程度上相似（如圖13），商務(wù)旅行者的苦惱和趨勢相似。

關(guān)于報銷流程，有近42％的美國受訪者和近41%的英國受訪者仍然在使用電子表格提交費用報銷；13%的美國受訪者和18％的英國受訪者在如何保存旅行收據(jù)方面存在苦惱。

當涉及到支出提交時，24%的美國受訪者和25％的英國受訪者承認會使用空白的出租車收據(jù)虛報差旅費。同樣，美國受訪者中超過20％、英國受訪者中25％的人會報高大概1到10英里的里程在開支報告上。

當涉及到商務(wù)旅客是否愿意使用航空公司的應(yīng)用程序來獲取航班和登機口信息時，32%的美國受訪者表示非常愿意使用這些工具；相比之下，英國受訪者中只有10％愿意嘗試。因此，美國企業(yè)使用應(yīng)用程序來為員工提供差旅預(yù)訂的解決方案便顯得更加重要。

小結(jié)

調(diào)查結(jié)果表明，無論是美國還是英國，許多企業(yè)仍在使用過時的人工管理差旅費用流程，這對于公司業(yè)務(wù)都會產(chǎn)生負面影響。由于這些過時的流程，企業(yè)需要面對和正確處理有關(guān)生產(chǎn)效率和法規(guī)遵從的問題，同時還需要確保一個可見的和準確的員工費用報告。而這也使我們意識到建立一個為企業(yè)審查旅行費用管理的自動化流程是多么重要。

* 本文作者：徐黎陽，執(zhí)惠旅游分析師，執(zhí)惠駐德國柏林辦公室負責人。

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